J’aimerais raconter une découverte de mon apprentissage : le travail en Openspace.

Openspace© Méline Sannicolo

Dans mes expériences précédentes, j’ai eu un bureau solo ou un bureaupartagé à deux, mais jamais d’Openspace. Selon sa définitionpremière, un Openspace est un espace ouvert où les bureaux ne sontpas séparés par des cloisons. Pour cet article nous considèreronsque l’on parle d’Openspace à partir de trois personnes dans unmême bureau.

L’Openspace est apparu en France dans les années 80. Son but est de faire gagnerde la place et du temps. Ainsi, alors que les cadres avaient souventleur bureau individuel, bien à part du reste du service, lesOpenspace avec leur moquette et leur éclairage néon un peu blafard,voient le jour et offrent des espaces totalement modulables en casd’évolution de l’entreprise.

Cette organisation peut avoir des avantages : le gain de temps estimportant car en posant une question à un collègue du même bureau,la réponse est immédiate, la communication est instantanée et plusfluide. Le travail en équipe est aussi facilité par cetteproximité. Mais cette organisation présente également de nombreuxinconvénients et le premier d’entre tous est paradoxalement laperte de temps. En moyenne, un salarié serait dérangé toute les11min (David Rock, « Votre cerveau au bureau »). Entreles questions des collègues, les coups de téléphone, lesdiscussions des autres collègues entre eux, etc. Le fait d’êtreautant dérangé augmenterait d’ailleurs le stress des salariés cequi accentuerait l’inefficacité.

Retrouve-tonles mêmes avantages et inconvénients dans une institutionculturelle ?

Ce qui suit est une brève analyse non exhaustive faite à partir desexpériences de huit de mes camarades, qui ont bien voulu répondre àmes questions. La moyenne est d’environ cinq personnes par bureau,allant de 3 à 14 pour le plus grand Openspace. Les personnesinterrogées travaillent dans des services d’expositions ou bureauxde médiation, dans des institutions muséales ou des centres d’artcontemporain.

L’idée de convivialité est souvent revenue dans les réponses : partage, bonne humeur, ce qui suppose néanmoins une bonne ententeavec les personnes du bureau car dans le sens inverse, le fait departager un espace exacerbe les tensions. L’autre avantage quiressort est le partage de l’espace comme vecteur de rencontre despersonnes de l’institution, de discussions avec les autres serviceset d’être plus au courant de ce qui se passe dans le musée. Celapermet des échanges sur les différents projets, qui n’auraientpeut-être pas lieu autrement, et qui peuvent amener à de nouvellesréflexions, un partage d’expérience ou de références etc. Pourcelles qui travaillent en équipe, le gain de temps est flagrantquand il ne faut pas passer par le téléphone ou le mail.

Mais de nombreux problèmes liés à l’Openspace ont aussi étésoulevés, comme le bruit et la déconcentration (entre le téléphone,les discussions entre des personnes qui parlent fort, ceux quirigolent, ceux qui font la discussion sur la météo etc.). Le reversde la médaille est que nous aussi, pour nos échanges, il faut faireattention à notre propre bruit ! Si le chef du service est dugenre à surveiller ou si les collègues ne sont pas toujoursbienveillants ou aiment comparer et commenter, tout cela peutconduire à une impression de contrôle très désagréable :tout le monde sait ce que tu fais, combien de temps tu vas à unrendez-vous, ce que tu dis à un prestataire par téléphone, combiende temps tu mets pour manger, à quelle heure tu pars le soir etc. Etdans les cas où ton bureau sert parfois à d’autres personnes,l’ordinateur peut être fouillé : l’historique internet oudans les documents ou notes qui se trouvent sur le bureau… rien detrès agréable et peu de confiance.

D’autre inconvénients comme des besoins différents entre collègues(lumière, musiques etc.) ou les différents savoirs vivres (pour lapropreté, le rangement, etc.) peuvent également donner lieu à destensions et même dans les mauvais jours, il est quand mêmenécessaire de parler, de faire la discussion avec les collèguesetc. Les fournitures sont parfois à l’origine de certainsproblèmes. Dans certains cas, les fournitures sont à partager :quand il s’agit des stocks de papiers ça va, mais lorsqu’il fautpartager un téléphone, un ordinateur c’est plus compliqué !Parfois, les fournitures sont individuelles, il n’est pasimpossible de voir disparaitre ciseaux, stylos etc. parfois même dupapier toilette. Le dernier cas de figure rencontré est de devoiramener son propre matériel, son ordinateur, ses stylos, car lastructure ne fournit rien, souvent pour une question de coût.

Les espaces d’Openspace, bien que modulables sont souvent trop petitspour accueillir plus de salariés, si bien que plusieurs d’entrenous ont du mal à accéder à leur bureau sans embuche. Des bureauxprévus pour trois accueillent finalement plus de personnes : espaces trop fournis en meubles, en décorations et donc visuellementtrès chargé, créant du stress supplémentaire.

Depuisles années 80, les pratiques et les idées ont changé et denombreuses études ont été menées pour savoir comment rendre letravail le plus efficace possible. L’idée de « bien-être »au travail est un concept qui est de plus en plus présent, surtoutpour les Start-Up ou pour les grandes multinationales « cools ».L’idée est de se sentir bien au travail, mais ce n’est pas debonté d’âme : les personnes travaillent de plus en plus, les casde burnouts se multiplient. Les entreprises cherchent à augmenterl’efficacité des salariés pour pouvoir en réduire le nombre.Ceci explique cela. Ces entreprises présentent de nouvellestendances. Le bureau partagé est toujours là, mais une multituded’autres pièces sont ajoutées, permettant de nouvelles pratiques: salle ou box pour des réunions, salles pour téléphoner sansdéranger les autres ou être dérangé ; salle de repas, sallede repos, salle de jeux... Ces espaces rythment le travail en offrantun lieu pour chaque type d’action. Les lieux comme la salle derepos permettent de s’isoler. Les lieux communs, comme la salle derepas, ou l’espace café, sont des espaces associés à un tempsprécis hors du travail. Cela favorise la cohésion de groupe etcréer un sentiment d’appartenance. Il s’agit de rites d’entreprises importants pour maintenir leur bon fonctionnement,comme le souligne l’anthropologue Jean-Pierre Jardel. La présencede plantes, de matériaux naturels (meubles en bois etc.), est aussiencouragé afin d’améliorer la qualité de l’air et donner unair plus « naturel et sain ». L’entreprise Nestlé a mêmerajouté un espace avec des animaux, car la présence de ces derniersréduirait le stress et renforcerait la cohésion d’équipe.

Retrouve-t-once genre de pratiques et pensées dans les institutions culturelles ? 

Une seule de mes camarades, dans un centre d’art contemporain,travaille dans un espace multiusage avec des bureaux, unecuisine, un espace de repos. De plus, les tables sont amovibles etdonc peuvent être déplacées et utilisées selon les besoins(grandes réunion, entretiens d’embauche etc.) Souvent tout demême, un espace pour manger ou boire un café, existe mais parfoisle repas se prend dans son bureau, par manque d’espace dédié.Dans une autre institution, des canapés sont mis à disposition,dans un coin de l’Openspace. Donc nous ne sommes pas tout à faitdans des dispositions énoncées auparavant, d’un espace dédiépour chaque activité mais des aires de repos ou de repas existentmalgré tout.

L’enquête a révélé la récurrence d’un environnement agréable. Seulement,le côté « sain » n’a pas été soulevé,contrairement à la notion d’espace « personnalisé ».Pour commencer, les institutions culturelles se trouvent souvent uncadre particulier, avec de beaux paysages, de beaux bâtiments. Ainsiles beaux paysages à travers la fenêtre, une grande luminositéetc. ont toujours été mentionnés avec beaucoup d’entrain. C’estvrai qu’il y a pire que de voir le château d’Azay-le-Rideau oule Jardin des Plantes de Paris, à travers sa fenêtre. Il s’agitde lieux privilégiés. A l’inverse, les environnements froids, malisolés, sans lumière directe ou sortie directement versl’extérieur, sont aussi ressorti de l’enquête, comme étant deslieux moins sympathiques, mais rendu agréables par la décoration.Car oui, la décoration est un autre grand enjeu pour se sentirbien : certaines ont créé des décorations personnalisées parexemple avec des affiches, des photographies ou des élémentsramenés de chez soi ou de son travail précédant. Parfois lesbureaux sont déjà décorés ou aménagés, parfois avec desmatériaux pour isoler du bruit, avec des images du bâtiment ou deséléments d’anciennes expositions. C’est la vraie particularitédes espaces de travail de lieux d’exposition : une multitudede choses sont gardées des expositions qui ont déjà eu lieu etainsi cartels, affiches, éléments de scéno, des panneaux ouphotographies faites en interne, font offices de décoration etdonnent un cachet particulier. Le fait que la décoration se rapportetrès souvent au monde des expositions ou plus largement au monde« culturel », montre une identification au groupe précisdes « personnes qui travaillent dans la culture » etpourrait être qualifié de rite de marquage ou de reconnaissance,par Jean-Pierre Jardel.

Voilà, ce petit plongeon dans nos quotidiens d’apprentissage est terminé. Loin d’être exhaustif, cet article a voulu mettre en avant nos ressentis sur ces lieux où l’on passe, tout de même, une grande partie de notre temps !

MélineSannicolo

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