Dans le secteur culturel (et de la fonction publique) les appels d’offres sont monnaie courante, aussi je vous propose un guide des bonnes pratiques à destination des personnes qui sont ou qui seront en charge de la rédaction de ces appels et/ou de leur suivi pour des expositions, principalement dans des institutions.
Poser les bases: définition de l’appel d’offres
Appel d'offres (AO)
L’appel d’offres, ouvert ou restreint, est la procédure par laquelle l’acheteur choisit l’offre économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats. Dans notre cas ; l’appel d’offre peut concerner un travail muséographique, graphique ou scénographique, ou une prestation multimédia.
Article L. 2124-2 du code de la commande publique
Lexique utile pour ne pas se perdre dans la jungle du marché public:
Avant toute chose, voici un lexique des mots utilisés dans cet article et les acronymes que l’on rencontre dans un appel d’offres :
→ Le commanditaire (couramment nommé le profil acheteur): c’est la partie qui écrit l’appel d’offres, dans ce cas précis des musées et institutions culturelles
→ Le candidat: c’est la partie qui répond à l’appel d’offres, dans ce cas précis, des muséographes, des scénographes, des graphistes, des architectes, des éclairagistes, des transporteurs, des concepteurs multimédia etc
→ DCE: Dossier de Consultation des Entreprises, c’est le dossier qui est mis à disposition des candidats par le commanditaire, généralement sur les plateformes de marchés publics. Il contient entre autre les pièces suivantes :
- RC: Règlement de la consultation,il fixe les règles de l’appel d’offre que les candidats doivent respecter
- AE: Acte d’engagement, c’est le formulaire par lequel le candidat adhère aux clauses du marché public décrites dans le CCTP et le CCAP
Ces deux documents font partis de ce qu’on appelle communément le cahier des charges
- CCTP: Cahier des Clauses Techniques et Particulières, fixe les clauses techniques d’un marché particulier déterminé. Ce sont les stipulations qui donnent une description précise des prestations à réaliser et permettent à la personne responsable de suivre le déroulement du marché et la bonne exécution de ces prestations. Ils détaillent ainsi l'objet du marché.
- CCAP: Cahier des Clauses Administratives Particulières, il fixe les dispositions administratives propres à chaque marché.
Bonnes pratiques
→ Avant de lancer un appel d’offres, bien vérifier son rétro-planning et prendre en compte les délais de traitement administratif et autres validations : Si le commanditaire souhaite un travail de qualité, il faut laisser le temps aux personnes sollicitées pour que la réponse soit bien faite, mais aussi prendre en compte les délais de traitement administratif et les étapes qui viendront après l’appel d’offre (par exemple : avant projet sommaire, avant projet détaillé…). Faire son appel d’offres à 2 mois du début de l’exposition, c’est prendre le risque que tout soit bancal, que peu de personnes y répondent par peur des délais et obtenir un résultat médiocre.
→ Utiliser le bon vocabulaire, décrire ses souhaits et être le plus précis sur sa demande dans le cahier des charges : pour faciliter la recherche aux candidats mais aussi obtenir des réponses qui satisferont vos attentes, il est important d’utiliser le bon vocabulaire, et d’être le plus précis sur sa demande mais aussi ses interrogations, ses envies, ses doutes…, plus la réponse sera satisfaisante et moins il y aura de mauvaise surprise et d'incompréhension entre le commanditaire et le candidat sélectionné.
→ Être présent pour les demandes et avoir tous les documents en mains pour de possibles questions de la part des candidats : Il arrive que des pièces du cahier des charges soient manquantes lors de la mise en place de l’appel d’offres sur des plateformes, et que pris par le temps, ces documents soient déposés quelques semaines avant l’échéance. Tout document manquant et toute question sans réponse pénalise le bon déroulement de l’appel d’offres et la qualité des réponses des candidats, parfois jusqu’à devoir relancer un marché public. Il est donc important que la personne en charge de l’appel d’offres soit présente pour répondre aux interrogations des candidats et, dans un soucis d’équité, que tous les participants aient accès à la réponse.
→ Bien doser son DCE : Un dossier de consultation constitué de deux documents, c’est trop peu pour indiquer au candidat ce que l’on souhaite et en même temps le noyer sous une tonne d’informations qui ne le concerne pas rend la lecture du dossier plus compliqué et la réponse trop floue ou déjà trop précise pour la phase de consultation.
→ Être réaliste : Il faut savoir que répondre à un appel d’offres non rémunéré*, qui consiste généralement à constituer un dossier de références et une note d’intention, demande tout de même un travail de rédaction et/ou de mise en page. Cela représente un temps de travail et d’investissement personnel non rémunéré pour le candidat. Il faut une moyenne de 4-5 appels d’offres pour obtenir un marché, le temps que le candidat trouve les appels d’offres, fasse le tri, remplisse les documents et pose sa candidature, cela peut prendre jusqu’à 2 semaines voir 2 mois selon la demande. Dans ce cas, on ne demande pas une réponse dans un délai de 2-3 semaines, puisque le candidat n’aura pas le temps de s’y consacrer, qu’il lui en coûtera du stress, du travail (et des stagiaires sous pressions !).
- * Tout appel d’offres consistant à la production d’une esquisse (un dossier constitué d’images /de représentations 3D / de prestations graphiques) doit être rémunéré. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas et dans ce cadre, l’association des scénographes bataille afin que ce travail soit reconnu à sa juste valeur.
→ A la fin du processus, rester présent : Une fois l’appel d’offres terminé et le choix fait, il est plus cordial de donner des raisons de ce choix aux perdants et de rester à la disposition des candidats pour toute demande concernant le travail fourni. Les candidats font souvent partie de réseaux de professionnels et en cas de mauvaise intelligence, cela peut desservir le demandeur dans ses prochains marchés publics. Donc pour rester cordial, courtois et en bonne intelligence avec des candidats mieux vaut donner de son temps !
J’espère avoir donné quelques clefs pour ne pas s’arracher les cheveux lors d’un processus d’appel d’offres et permettre aux commanditaires comme aux candidats de survivre dans la jungle des marchés publics.
J.D
Pour en savoir plus, voici une super chaîne Youtube qui décrit toutes les étapes des marchés publics et appels d’offres : : décodeur public
https://www.youtube.com/channel/UCwqqg8LO698Se56r_12y0dg
Pour aller plus loin sur les bonnes pratiques à adopter dans la construction d’un projet d’exposition : Projet d’exposition, guide des bonnes pratiques http://scenographes.fr/scenographes.fr/documents/guideexpo_nogloss.pdf
Pour les curieux, voici une liste réduite de plateformes pour trouver des appels d’offres :
- PLACE : La plateforme des achats de l’Etat
- La centrale des marchés
- Les plateformes de marchés publics des Départements (exemple)
- Marchés Online
- Bulletin officiel des annonces des marchés publics
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